Mit dem Anhaltenden Bauboom in den Bereichen Büro-, Gewerbe-, Industrie- und Wohnimmobilien, ist die effektive Verwaltung und Instandhaltung von Immobilien wichtiger denn je. Gebäude werden intelligenter, Technologien genauer und effizienter. Gleichzeitig steigt der Druck, die Betriebskosten zu optimieren. Damit die anfallenden Daten nutzenstiftend ausgewertet werden können, müssen sich auch Property und Facility Manager weiterentwickeln. In diesem Beitrag beschreiben wir, welche 4 Fähigkeiten und Kenntnisse moderne Property und Facility Manager mitbringen müssen.
Intelligente Gebäude als Milliardenmarkt
Der weltweite Markt für intelligente Gebäude wächst weiterhin jährlich und erreichte im Jahr 2020 ein Volumen von 57,30 Milliarden US-Dollar. Die globalen Smart-Home-Gewinne werden Prognosen zufolge im Jahr 2028 fast 265,37 Milliarden US-Dollar erreichen. Darüber hinaus wurde das IoT-Segment zusammen mit seinen Sensoren im Jahr 2019 auf rund 388 Milliarden US-Dollar geschätzt und wird voraussichtlich bis 2030 auf mehr als eine Billion Dollar anwachsen. Ebenso wird die Nachfrage nach Komponenten wie Sicherheitssystemen, Service und Komfort, Beleuchtung und Steuerung von Elektrogeräten wachsen und Einnahmen generieren.
Die Anforderungen an modernes Property und Facility Management
Moderne Immobilien sind sehr viel komplexer und umfangreicher geworden. Daher wird ein Spezialist oder ein Team von Spezialisten benötigt, um die ordnungsgemäße Verwaltung all dieser Objekte inklusive der in ihnen verbauten intelligenten Systeme sicherzustellen. Modernes Property und Facility Management ist nicht nur die Organisation und Verwaltung von Prozessen innerhalb der Immobilie, sondern auch die Optimierung aller damit verbundenen Aufgaben und Prozesse mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern und Geld zu sparen. Das erfordert ein hohes Maß an Koordination und Überwachung aller Objekte und ihrer Systeme sowie besondere Fähigkeiten, innovative Ansätze und Kenntnisse der neuesten professionellen Software für die Verwaltung von Prozessen und Personal.
Property und Facility Manager haben unterschiedliche Aufgaben. Property Manager befassen sich mit dem täglichen Betrieb von Objekten und sind für die Belegung, das Risikomanagement, die Finanzen und die Instandhaltung verantwortlich. Facility Manager unterstehen in der Regel Property Managern und bieten Dienstleistungen, damit Objekte und ihre Ausstattung den Anforderungen durch Nutzer entsprechen.
Zum Teil gibt es auch Überschneidungen im Leistungsportfolio der beiden Berufsgruppen. Im Allgemeinen haben das Property und Facility Management die folgende Aufgaben:
- Verwaltung von Projektbudgets und Kostenüberwachung;
- Kalkulation und Risikominimierung;
- Überwachung von Bau-, Renovierungs- oder Sanierungsprojekten;
- Erstellung von Berichten und Abgabe von Empfehlungen;
- Leitung multidisziplinärer Teams wie Reinigungs-, Wartungs- und Sicherheitsdienste;
- Genehmigung von Verträgen und Anbietern von Sicherheits-, Park-, Reinigungs- und Cateringdiensten;
- Sicherstellung, dass wichtige Einrichtungen wie Sanitäranlagen und Heizung in gutem Zustand sind;
- Betreuung der Grünflächen zwischen den Gebäuden;
- Sicherstellung, dass Immobilien behördlichen Auflagen sowie die Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einhalten;
- Beratung von Unternehmen, wie sie ihre Energieeffizienz und Wirtschaftlichkeit verbessern können;
- Überwachung der Beziehungen zu den Mitarbeitern, Erzielung von Teamabstimmung und effektiver Zusammenarbeit.
Welche Fähigkeiten und Kenntnisse müssen moderne Property und Facility Manager darüber hinaus noch mitbringen?
4 Merkmale eines modernen Facility Managers
1. Selbstbeherrschung und Stresstoleranz
Da das Tagesgeschäft mit vielen Problemen und Herausforderungen verbunden ist, müssen Property und Facility Manager in der Lage sein, spontan zu denken und schnell Lösungen zu finden. Er muss Stress aushalten können und Ruhe bewahren, um das Team zu motivieren und ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.
2. Technisch versiert sein
Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, müssen Property und Facility Manager wissen, wie sie die richtigen Informationen sammeln können, um ihre Aufgaben bestmöglich zu erfüllen. Das schließt Daten zu Kosten und Ausgaben, Verbrauchsmustern, Budgets und Trends mit ein. Kritisches Denken in Verbindung mit einer analytischen Herangehensweise ist unerlässlich, ebenso wie die Fähigkeit, digitale Lösungen für die effizientere Abwicklung zu nutzen. Immobilienmanagementsoftware wie PlanRadar, Appfolio, Buildium oder Re-Leased können die Serviceproduktivität und die Gesamtkontrolle über die Immobilien verbessern. Ebenso trägt der Einsatz von Facility Management Software zu mehr Effizienz bei Prozessen rund um den Betrieb von Gebäuden bei.
3. Starke Soft Skills bei der Verfolgung eines gemeinsamen Ziels
Als Führungskraft sollten Property und Facility Manager über eine starke emotionale Intelligenz verfügen. Dazu zählt auch das Finden einer gemeinsamen Sprache mit verschiedenen Teams, Lieferanten und Subunternehmern. Professionelle Property und Facility Manager behandeln wichtige Lieferanten als strategische Partner, nicht nur als gewöhnliche Dienstleister. Sie finden Wege, um alle ihre Partner eng in Prozesse einzubinden. Der moderne Immobilienverwalter schätzt seine Mitarbeiter und deren Professionalität, was letztendlich zu einer höheren Produktivität und einem größeren Erfolg bei allen Arbeiten führt. Zu den wesentlichen Soft Skills zählen Führung, Kreativität, Anpassungsfähigkeit, Mitgefühl, aktives Zuhören und Flexibilität. Jede dieser Fähigkeiten ist wichtig, um ein effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld für alle zu schaffen.
4. Kommunikative Fähigkeiten
Immobilienverwalter und Facility Manager dienen als zentrale Anlaufstelle für Gebäudeangelegenheiten, Raumplanung und Datenanalyse am Arbeitsplatz. In der heutigen Zeit, in der es verschiedene Kommunikationskanäle gibt und die Arbeitsabläufe schnelllebig sind, erfordert eine effektive Kommunikation Mühe und Planung. Qualitativ hochwertige Kommunikation bedeutet, niemals Annahmen zu treffen. Stattdessen sollten klare und effektive Kommunikationskanäle aufgebaut werden (unter Verwendung von Managementsoftware und anderen nützlichen Werkzeugen), um über Probleme am Arbeitsplatz, Aufgaben, Notfälle und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter informiert zu sein. Ein professioneller Facility Manager wird beispielsweise nicht warten, bis die Lüftungsanlage ausfällt, wenn die Außentemperaturen steigen. Er/sie trifft Maßnahmen im Voraus, um Ausfälle und ähnliches zu vermeiden. So kann eine bessere Kommunikation zu weniger Ausfallzeiten aufgrund von Zwischenfällen in Ihrer Einrichtung, zu einem sichereren Arbeitsplatz und der Einhaltung von Vorschriften beitragen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass moderner Immobilienverwalter und Facility Manager multitaskingfähige und sehr energiegeladene Persönlichkeiten mit breitem Wissen in den Bereichen Management und Technologie aufweisen. Sie sind Spezialist mit feinem Gespür für Menschen. Die Übernahme der Verantwortung für das Gebäudemanagement ist eine schwierige und zugleich lohnende Aufgabe. Es ist ein Beruf, der Branchenkenntnisse, technische Kompetenz und kaufmännisches Geschick erfordert. Die Entwicklung der oben genannten Fähigkeiten hilft Property und Facility Managern, die Effizienz und Effektivität der täglichen Arbeit zu verbessern.
